Convertir archivos Excel en PDF

¿Has creado una factura, una lista de gastos o un catálogo de productos en Excel y, queriendo distribuir el contenido de forma pública, te gustaría facilitar su consulta convirtiéndolo en un archivo PDF? Perfecto, es muy sencillo.

Existen tantas soluciones para convertir archivos Excel en PDF que el único problema que tienes es elegir cuál: puedes hacerlo online, offline, con programas que probablemente ya tengas instalados en el PC o con aplicaciones que pueden descargarse de forma gratuita desde Internet.

¿Utilizas un Mac? ¿Tu PC no es el más moderno de todos y no tienes la última versión de Office a disposición? No hay problema, como ya te he comentado hay soluciones para cada plataforma y para cada ordenador. Veámoslas en detalle.

Convertir archivos Excel en PDF online

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Una de las formas más sencillas y rápidas para transformar archivos Excel en PDF es utilizar servicios como SmallPDF, un convertidor online que permite hacer todo desde el navegador, sin necesidad de instalar programas o plugins en el ordenador. Es compatible con todos los softwares de navegación más difundidos (Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari) y está totalmente en español.

Explicar como funciona es casi una obviedad. Todo lo que debes hacer es ingresar a su página principal y arrastrar el archivo de Excel a convertir a PDF al interior del recuadro que se encuentra en el centro de la pantalla, luego de lo cual solo queda esperar a que la subida del documento se lleve a cabo y hacer clic sobre el botón Descargar archivo para descargar el documento final.

Convertir archivos Excel en PDF con Office

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Si has instalado una copia de Microsoft Office en tu PC, debes saber que puedes convertir cualquier hoja de trabajo en PDF aprovechando una funcion incluida "de fábrica" en todas las aplicaciones de la suite (incluyendo, obviamente, al Excel). También en este caso se trata de un juego de niños y los resultados son muy buenos.

Si utilizas Office 2010 o 2013, debes abrir el documento Excel a convertir, luego de lo cual debes hacer clic sobre el botón Archivo que se encuentra arriba a la izquierda y selecciona la entrada Exportar > Crear documento PDF/XPS del menú que se abre. Asegúrate entonces que en el menú desplegable ubicado al fondo de la ventana esté seleccionada la opción PDF y completa la exportación del documento eligiendo el nombre para este último y la carpeta en la cual salvarlo.

Si utilizas Office 2007 el procedimiento que debes seguir es prácticamente idéntico al que acabo de indicarte, pero para habilitar la función de exportación en PDF debes instalar primero un plugin gratuito disponible en el sitio web de Microsoft.

Convertir archivos Excel en PDF con LibreOffice

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¿Usas un Mac? ¿En tu PC no está instalado el Microsoft Office? No te preocupes. Puedes recurrir al LibreOffice, una suite gratuita de ofimática que permite crear hojas de cálculo, documentos de texto, presentaciones y —en pocas palabras— casi todo aquello que se puede hacer en Microsoft Office. Es compatible con todos los sistemas operativos más importantes (Windows, Mac OS X y Linux), acepta todos los formatos de archivos de Office e incluye una función para exportar documentos y hojas de cálculo en PDF.

Para descargar el LibreOffice en tu ordenador, ingresa a su sitio web y haz clic sobre el enlace ubicado debajo del menú de selección del sistema operativo. Con la descarga completa, abre el paquete de instalación del software y sigue el procedimiento guiado que aparece en pantalla.

Si estás bajo Windows, debes hacer clic en Ejecutar, luego en Siguiente dos veces consecutivas, en Instalar, SíFinalizar. Si utilizas un Mac, en cambio, debes arrastras el ícono del LibreOffice a la carpeta Aplicaciones del OS X e instalar el paquete de idioma que puede descargarse desde el sitio oficial de la suite, haciendo clic sobre el botón INTERFAZ DE USUARIO TRADUCIDA.

Una vez completado el procedimiento de instalación del LibreOffice, para transformar un archivo de Excel en un archivo PDF con Calc (el programa para hojas de cálculo) lo único que debes hacer es clic sobre el menú Archivo y seleccionar la entrada Exportar a PDF.