Cómo utilizar Dropbox

¿Has escuchado alguna vez hablar del Dropbox? Se trata de uno de los servicios de almacenamiento den la nube más populares del mundo, es decir una especie de disco duro en línea que permite almacenar cualquier tipo de archivos y carpetas en un espacio web y sincronizarlos automáticamente en varios ordenadores y dispositivos distintos. Está disponible para todos los principales sistemas operativos para ordenador (Windows, Mac OS X y Linux), smartphones y tablets (iOS y Android) y en su versión básica cuenta con 2 GB de almacenamiento completamente gratuito. ¿Qué dices? ¿Todo esto te resulta muy interesante pero ahora te gustaría saber cómo utilizar Dropbox? Bueno, no temas: yo te puedo dar todas las explicaciones que necesitas.

Antes de que te asustes y empieces a pensar vaya uno a saber qué, quiero aclararte desde el comienzo que para utilizar todas las funciones básicas del Dropbox no es necesario ser expertos en informática. Se trata de un servicio muy eficiente y al mismo tiempo extremadamente sencillo de utilizar. En pocas palabras, también tú —que no eres particularmente ducho con las nuevas tecnologías– puedes utilizarlo sin problemas. ¡Te lo prometo!

¡Pero no perdamos más tiempo en palabreríos! Si estás efectivamente interesado en descubrir cómo utilizar Dropbox, te invito a tomarte unos pocos minutos de tiempo libre y concentrarte en la lectura de este tutorial. Estoy seguro de que al concluir te sentirás más que satisfecho y en la primera ocasión que se presente estarás preparado para explicarles a tus amigos cómo resolver un problema similar. ¿Qué dices, apostamos?

Precios

Comencemos con un breve panorama de los planes de Dropbox, sus precios y la cantidad de almacenamiento que ofrecen.

  • Dropbox Basic: 2 GB, gratis.
  • Dropbox Plus: 1 TB, 8,25 euros por mes.
  • Dropbox Business: a partir de 10 euros por usuario por mes, con 2 TB de almacenamiento.

En pocas palabras, el plan Basic de Dropbox habitualmente es suficiente para satisfacer las necesidades del usuario común, aquel que necesita un mínimo de espacio para almacenar sus archivos en la nube y poder acceder siempre y desde cualquier lugar. El plan Plus, en cambio, está destinado a quienes necesiten de mayor espacio para almacenar sus datos, mientras que el Business es específico para empresas y grupos de trabajo. Como puede ver, hay planes aptos para todos los gustos.

Para conocer más detalles puedes consultar la página web de información correspondiente en el sitio web de Dropbox, a la que puedes acceder haciendo clic aquí.

Si no tienes exigencias demasiado particulares, el plan Basic debería ser más que suficiente. Toma en cuenta que es posible ampliar los 2 GB de espacio gratuito de Dropbox haciendo que tus amigos se inscriban al servicio mediante enlaces personalizados (llamados ref links) o completando las operaciones listadas en esta página, como por ejemplo compartir una carpeta o instalar la app del servicio en tu móvil. Para más detalles puedes consultar mi tutorial sobre cómo aumentar el espacio de Dropbox.

Cómo registrarse en Dropbox

 

Si deseas descubrir cómo utilizar Dropbox, lo primero que debes hacer es registrarte al servicio creando una cuenta. Para hacer esto, haz clic aquí para ingresar de inmediato a su sitio Web. A continuación, completa el formulario ubicado a la derecha escribiendo en los campos correspondientes tu nombre, tu apellido, tu dirección de correo electrónico y la contraseña que deseas utilizar para acceder a tu cuenta Dropbox. Luego, tilda la casilla junto a la entrada Acepto las condiciones de Dropbox.

A continuación, haz clic sobre el botón Regístrate gratis. Si tienes una cuenta de Google y deseas hacer más rápido, puedes hacer clic sobre el botón Regístrate gratis con Google.

Después, haz clic sobre el botón Descarga la aplicación que se encuentra arriba a la derecha para descargar el cliente del servicio en tu ordenador. No te preocupes: no debería demorarse mucho.

Cómo utilizar Dropbox en el ordenador

Una vez que se haya completado la descarga, abre el archivo recién descargado y luego sigue el sencillo procedimiento guiado que aparece en pantalla para iniciar primero la descarga de todos los componentes necesarios para la instalación del software y luego la verdadera instalación del Dropbox.

Con la instalación finalizada, aguarda a que la ventana del programa aparezca en pantalla (o hazla aparecer haciendo clic sobre el ícono correspondiente que se encuentra junto al reloj del sistema) y luego haz clic sobre el botón Abrir mi carpeta de Dropbox.

Llegado a este punto, aparecerá en pantalla una breve guía introductoria para utilizar el servicio. Haz clic entonces sobre el botón Recorrido inicial que se encuentra en la ventana que aparece en pantalla y luego haz clic primero sobre el botón Siguiente tres veces consecutivas y después en Terminar.

¡Misión cumplida! Finalmente has instalado Dropbox en tu ordenador y llevado a cabo el acceso al servicio con tu nueva cuenta. ¡Felicitaciones! Como confirmación deberías ver en el Escritorio la ventana correspondiente que te avisa que el servicio fue añadido a tu ordenador: se trata del recorrido inicial en el que tendrás que seleccionar los archivos y las carpetas que deseas sincronizar con los otros ordenadores y dispositivos en los que instalarás el cliente del servicio.

Para añadir archivos y carpetas a tu Dropbox, lo único que debes hacer es copiarlos a la carpeta del servicio y esperar a que finalice la subida. Para verificar el progreso de la tarea, posiciona el cursor del ratón sobre el ícono de la caja blanca (si estás utilizando Windows) o negra (si estás utilizando OS X) que se encuentra junto al reloj del sistema y visualizarás un estimativo del tiempo necesario para finalizar la subida.

Compartir los archivos

 

Además de utilizar Dropbox para tener siempre sincronizados tus archivos, puedes utilizar el famoso servicio de almacenamiento en la nube también para compartir un archivo cargado anteriormente en el mismo. Para llevar a cabo esta operación, haz clic derecho sobre un archivo presente en la carpeta de Dropbox y selecciona la entrada Copiar enlace a Dropbox del menú que aparece. Una vez hecho esto, el enlace al archivo será copiado automáticamente al portapapeles del sistema operativo, listo para ser compartido en línea como mejor te parezca (pegándolo en un mensaje de correo electrónico, mediante un cliente de mensajería, etc.). Para conocer más detalles puedes echar un vistazo a mi tutorial sobre cómo compartir archivos con Dropbox.

Con las carpetas puedes hacer lo mismo. Haz clic derecho sobre la carpeta a compartir y selecciona la entrada Compartir... del menú que aparece. Se abrirá una ventana al interior de la cual deberás ingresar la dirección de correo electrónico de la persona con la que quieres compartir el contenido de la ruta seleccionada. A continuación, haz clic sobre el botón Compartir para confirmar la operación. Ten presente que las carpetas compartidas son ideales para los trabajos en grupo, dado que todos los usuarios participantes pueden visualizar y añadir archivos al interior de las mismas. Si quieres saber más sobre el tema, echa un vistazo a mis guía sobre cómo compartir una carpeta.

Nota: la primera vez que intentes compartir una carpeta se te pedirá verificar tu dirección de correo electrónico. Haz clic entonces sobre el botón Reenviar correo, accede a tu casilla de correo electrónico y haz clic sobre el botón Verificar tu dirección de correo electrónico presente en el mensaje recibido por parte de Dropbox.

Si en cambio deseas eliminar un archivo o una carpeta lo único que tienes que hacer es seleccionar el elemento sobre el que quieres actual y arrastrarlo a la Papelera de reciclaje.

¡Pero atención! Toma en cuenta que, independientemente del hecho de que hayas cargado a Dropbox archivos a los que puedes acceder solo tu mismo o también otras personas, todos los cambios realizados en los elementos presentes en la carpeta del servicio, desde cualquier ordenador o dispositivo sincronizado, se replicarán inmediatamente en todos los otros dispositivos.

Carga automática de fotos y capturas de pantalla

Dropbox incluye también una función para cargar automáticamente las capturas de pantalla realizadas en el ordenador y las fotos importadas desde dispositivos conectados al mismo. Para habilitarlas, haz clic derecho sobre el ícono del Dropbox que se encuentra junto al reloj del sistema, selecciona la entrada Preferencias... del menú que aparece en pantalla y haz clic sobre la pestaña importar en la ventana que se abre.

Llegado a este punto, tilda la casilla junto a la entrada Compartir capturas de pantallas con Dropbox para activar la función que permite compartir los screenshots. Luego, utiliza el menú que encontrarás junto a las opciones de subida para la cámara y elige si deseas utilizar la función tanto para las fotos como para los videos, o solamente para las fotos, dependiendo que tus necesidades y preferencias.

Otros

Si deseas dejar fuera de la sincronización alguna ruta en particular, puedes dirigirte a los ajustes del cliente seleccionando la correspondiente entrada en el menú que aparece haciendo clic sobre la pequeña caja o negra ubicada junto al reloj del sistema, hacer clic en el ícono con forma de engranaje, seleccionar la entrada Preferencias..., hacer clic sobre la pestaña Cuenta y finalmente sobre el botón que encuentras junto a la entrada Sincronización selectiva. A continuación, quita la tilde de las carpetas que deseas excluir del proceso de sincronización del ordenador en uso y confirma los cambios.

Si llegas a necesitarlo, también puedes limitar el ancho de banda utilizado para compartir archivos con Dropbox. Para hacer esto, haz clic sobre el ícono del Dropbox que se encuentra junto al reloj del sistema, luego sobre la entrada Preferencias... que aparece en el menú emergente y sobre la pestaña Ancho de banda (si estás utilizando Windows) o Red (si estás utilizando OS X) en la ventana que acaba de abrirse en el Escritorio. A continuación, utiliza las opciones que aparecen en pantalla para limitar la velocidad de descarga y/o subida y para seleccionar si habilitar o no la sincronización por LAN.

Cómo utilizar Dropbox en smartphones y tablets

Como cada servicio de almacenamiento en la nube que se respete, Dropbox también está disponible como app para smartphones y tablets. Es compatible con dispositivos Android, y con iPhone y iPad. En algunos smartphones y tablets Android viene incluido "de fábrica".

La interface de usuario cambia ligeramente dependiendo del sistema operativo utilizado, pero en todos los casos es bastante intuitiva. Pulsando sobre el ícono de un archivo es posible visualizarlo, compartirlo, descargarlo en la memoria del dispositivo o conservarlo para acceder fuera de línea directamente en la app de Dropbox. Toma en cuenta que, a diferencia de lo que ocurre en los PC, los archivos no se descargan automáticamente de forma local.

Pulsando en cambio sobre el ícono de una carpeta es posible visualizar inmediatamente su contenido.

Pulsando sobre la flecha que apunta hacia abajo que se encuentra en cada archivo y/o carpeta presente en tu cuenta Dropbox puedes realizar otras operaciones, como compartir, copiar o mover el contenido.

Accediendo al menú de la aplicación que se encuentra en la zona inferior de la pantalla es posible en cambio visualizar rápidamente todos los archivos añadidos a la propia cuenta, visualizar solamente las fotos, visualizar los archivos que están marcados para estar disponibles también fuera de línea y añadir nuevos elementos. Como puedes ver, todo es muy sencillo.

Cómo utilizar Dropbox vía web

Además de utilizar Dropbox tal como te he indicado anteriormente, te cuento que puedes disfrutar del servicio también directamente desde un navegador web, añadiendo y visualizando en línea tus archivos y compartiéndolos con otros usuarios, desde cualquier ordenador o dispositivo. Para hacer esto solo tienes que ingresar al sitio www.dropbox.com (no es necesario instalar el cliente para llevar a cabo esta operación) y acceder a tu cuenta.

Para visualizar un archivo directamente en la ventana del navegador te basta con hacer clic en su nombre, para añadir un archivo, en cambio, haz clic sobre el botón que simboliza una hoja de papel ubicado en la parte superior, mientras que para crear una carpeta nueva deberás hacer clic sobre el ícono con forma de carpeta también ubicado en la parte superior. Por otra parte, si deseas eliminar un archivo o una carpeta, selecciona el elemento sobre el que quieres actuar y luego haz clic sobre el botón con forma de cesto que se encuentra en la parte superior.

En cuanto al procedimiento para compartir contenido, tienes dos posibilidades: crear carpetas compartidas con otros usuarios de Dropbox o crear enlaces públicos accesibles por todos.

En el primer caso, debes crear una nueva carpeta al interior de la carpeta de Dropbox, seleccionar con el botón derecho del ratón y hacer clic sobre la entrada Compartir... del menú emergente. A continuación, debes completar el formulario que aparece en pantalla con las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieres compartir la carpeta y luego hacer clic en Crear un vínculo para finalizar la operación.

Para crear vínculos accesibles por cualquier personas, en cambio, deberás seleccionar los archivos que deseas hacer públicos con el botón derecho del ratón y luego hacer clic sobre la entrada Compartir... presente en el menú que aparece. Los vínculos serán guardados en el portapapeles.