Cómo compartir una carpeta

¿Estás trabajando en un proyecto junto a otras personas y habitualmente tienes que intercambiar archivos con ellos? Entonces, si me dejas darte un consejo, olvida los correos electrónicos. Es inútil perder tiempo con el correo electrónico cuando se pueden crear carpetas compartidas que pueden usarse en varias PC simultáneamente.

Probablemente ya has escuchado esto, pero apuesto a que no hay averiguado más sobre el tema temiendo tener que realizar configuraciones demasiado complicadas. Bueno, te aseguro que no es así. Si quieres saber cómo compartir una carpeta con otras personas —en Internet o en la red local de la oficina— sigue las instrucciones que estoy a punto de darte y quedarás sorprendido por lo sencillo que es.

Si quieres aprender cómo compartir una carpeta a través de Internet, la solución más sencilla a la que puedes recurrir es el Dropbox. Si jamás has escuchando hablar de él, se trata de un servicio de almacenamiento en la nube, es decir de una especie de disco duro en línea que permite almacenar cualquier tipo de archivo en Internet sincronizando automáticamente todos los datos en los ordenadores y los dispositivos en los que es utilizado. Entre sus funciones hay también una que permite crear carpetas compartidas, las cuales pueden utilizarse simultáneamente por varios usuarios en varios ordenadores distintos. De esta manera, cuando uno de los participantes crea o modifica un archivo al interior de las mismas (desde el PC propio), los datos son copiados y sincronizados automáticamente en los ordenadores de todas las otras personas.

La versión básica del Dropbox, que ofrece 2GB de almacenamiento en línea para conservar los datos propios (capacidad que puede ser ampliada invitando a otros amigos a inscribirse al servicio), está disponible de forma gratuita para Windows, Mac OS X y Linux. Ingresa entonces a su sitio web oficial y haz clic sobre la entrada Descarga la aplicación ubicada arriba a la derecha para descargar el programa en tu PC. Cuando la descarga se haya completado, abre el archivo recién descargado, instala Dropbox y crea tu cuenta gratuita en el servicio siguiendo las instrucciones que encontrarás en mi tutorial sobre cómo utilizar Dropbox.

Cuando hayas terminado el procedimiento, dirígete a la carpeta Dropbox que acaba de aparecer en tu PC y crea, al interior de la misma, la carpeta que quieres compartir con tus colegas. A continuación, haz clic derecho sobre esta carpeta y selecciona la entrada Compartir carpeta del menú que aparece. En la página web que se abre, escribe las direcciones de correo electrónico de las personas con las que deseas compartir la carpeta y haz clic sobre el botón Compartir carpeta para enviar a tus colaboradores los enlaces necesarios para activar la carpeta compartida.

 

Para aceptar la solicitud y activar la carpeta compartida en tu propia PC, tus colegas tendrán que hacer clic sobre el enlace contenido en el correo recibido de Dropbox, registrarse al servicio e instalar el programa como haz hecho tú. Cuando hayas terminado el procedimiento, deberías tener la posibilidad de crear/modificar archivos al interior de la carpeta y los cambios efectuados se sincronizarán automáticamente en todos los ordenadores.

Si quieres compartir una carpeta solo con personas que se encuentran en tu misma oficina, puedes evaluar como alternativa al Dropbox la compartición de archivos a través de la red local. En este caso hay que dedicarle algún tiempo a la configuración de los PC pero al final el resultado debería valer el esfuerzo.

Si quieres saber cómo compartir una carpeta en red entre ordenadores que utilizan el sistema operativo Windows (o también cómo activar la compartición Windows/Mac), te invito a leer la guía que he publicado sobre el tema un tiempo atrás. Parece una operación complicada pero te aseguro que en realidad está al alcance de todos. Solo basta tener un poco de paciencia.