Cómo compartir archivos con Google Drive

¡Basta! Ya no quieres más enviar adjuntos mediante correo electrónico para compartir este o aquel archivo con tus amigos y colegas de trabajo. Sin embargo, a pesar de que estás harto, todavía no has encontrado una solución mejor para poner tus documentos, fotos y otros archivos en línea y a disposición de los demás. Si las cosas son exactamente así, te tengo una excelente noticia: puedes compartir archivos con Google Drive.

¿Qué dices? ¿No sabes qué es Google Drive? ¡Enseguida te lo explico! Si nunca has escuchado hablar de él, te cuento que Google Drive es el servicio de almacenamiento en la nube de Google. Se trata, en pocas palabras, de una especie de memoria virtual que puedes utilizar para almacenar tus archivos, como por ejemplo fotos y documentos, pero también para compartirlos fácilmente con otros usuarios.

Aclarado esto, si estás entonces interesado en el tema y deseas averiguar qué debes hacer para poder compartir archivos con Google Drive, te sugiero que te pongas cómodo y le dediques algunos minutos de tu precioso tiempo a la lectura de esta guía. Estoy convencido de que al final te sentirás más que satisfecho con los resultados obtenidos y estarás listo también para explicar a todos tus amigos qué es lo que se deba hacer para poder compartir archivos con Google Drive.

Pasos previos: crear una cuenta de Google

Antes de mostrarte en detalle qué debes hacer para poder compartir archivos con Google Drive, me gustaría explicarte una cosa. Para poder disfrutar del servicio de almacenamiento en la nube que ofrece Google y las funciones al mismo asociado, es necesario disponer de una cuenta de Google, que utilizarás también para poder acceder a Gmail. Si ya tienes una cuenta de Google, puedes pasar directamente a leer el párrafo siguiente, pero si todavía no estás del todo"equipado" te invito a resolverlo de inmediato. Para descubrir cómo hacerlo puedes leer mi guía sobre cómo crear una cuenta de Google.

Si ya tienes una cuenta de Google, para poder compartir archivos como Google Drive tienes a disposición tres alternativas distintas. Dependiendo de tus necesidades y preferencias, puedes compartir archivos con Google Drive operando desde la web, desde el ordenador o desde tu dispositivo portátil. La elección solo depende de ti.

Compartir archivos con Google Drive desde la web

Si deseas averiguar qué debes hacer para poder compartir archivos con Google Drive y si no es tu intención instalar nuevos programas en tu ordenador o descargar apps en tu smartphone o tablet, te cuento que puedes llevar a cabo esta operación también directa y cómodamente desde un navegador web.

Para compartir archivos con Google Drive te basta, de hecho, con hacer clic aquí para visualizar directamente en el navegador web la página principal desde la que puedes acceder al servicio de almacenamiento en la nube del coloso de las búsqueda en la red. Una vez que se cargue la página, haz clic sobre el botón de color azul Ir a Google Drive que visualizas en el centro de la pantalla. Si te los solicitan, ingresa los datos de autenticación de tu cuenta de Google y luego espera algunos instantes a que se lleve a cabo el acceso a Google Drive.

Para compartir archivos con Google Drive comienza por pulsar sobre el botón Nuevo de color azul que está ubicado arriba a la izquierda y luego pulsa sobre la entrada Subir archivos del menú que acaba de desplegarse.

Selecciona entonces el archivo presente en tu ordenador que deseas compartir con otros usuarios y espera a que la carga del mismo en Google Drive se inicie y finalice. De forma alternativa, puedes cargar archivos en Google Drive también arrastrando el elemento que deseas subir desde tu ordenador a la ventana del servicio abierta en el navegador web.

Identifica ahora en la ventana del navegador web el archivo que acaba de cargarse al Google Drive y haz clic sobre él con el botón derecho del ratón. En el menú que entonces aparece en pantalla selecciona la entrada Compartir... e ingresa el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona o de las personas con las que deseas compartir el archivo seleccionado utilizando Google Drive.

Pulsa también sobre el menú lateral para determinar si la persona o las personas con las que estás por compartir el archivo pueden realizar eventuales modificaciones (editar) o si deseas que solo tengan la posibilidad de comentar o de ver el contenido. A continuación, pulsa sobre el botón azul Listo.

Una vez hecho esto, las personas con las que has elegido compartir archivos con Google Drive serán informadas mediante un correo electrónico a través del cual podrán acceder directamente al contenido compartido. Además, desde el momento del primer acceso al archivo compartido el mismo será visible y accesible directamente en el Google Drive de las personas seleccionadas desde la sección Compartido conmigo.

Si lo deseas, también puedes limitar el campo de acción de los usuarios con los que compartes tus archivos, impidiéndoles modificar los accesos, añadir nuevas personas y/o descargar, imprimir o copiar los documentos. Para activar estas restricciones, haz clic sobre la entrada Avanzada en la pantalla para compartir (abajo a la derecha) y tilda la casilla junto a las entradas Evitar que los editores cambien el acceso y añadan a nuevos usuarios y No permitir descargar, imprimir o copiar elementos a lectores y personas que añaden comentarios. Haz clic entonces sobre el botón Guardar cambios para guardar las modificaciones y ¡listo!

Toma en cuenta que, para compartir archivos con Google Drive de la forma en que te acabo de indicar, es indispensable que las personas con quienes deseas hacerlo deben tener una cuenta de Google. Si ese no es el caso, tienes a disposición una solución alternativa para compartir archivos con Google Drive: los enlaces compartidos.

Para compartir archivos con Google Drive mediante enlaces compartidos, basta con que hagas clic sobre la entrada Obtener enlace para compartir ubicada en la parte superior derecha de la ventana que se utiliza para selecciona los contactos con los que deseas compartir un archivo. Tras hacer esto, aparecerá en pantalla un enlace para copiar que podrás proporcionar a quien lo desees para compartir archivos con Google Drive.

Para hacer de manera que todos puedan ver el archivo que has compartido mediante un enlace, asegúrate que en la ventana de Google Drive en la que aparece el link esté seleccionada la entrada Cualquiera con enlace puede ver.

Además de archivos individuales, con Google Drive puedes también compartir carpetas enteras de documentos. Para hacer eso, lo único que tienes que hacer es crear una carpeta en Google Drive, haciendo clic sobre el botón Nuevo ubicado arriba a la izquierda y seleccionando la entrada Carpeta nueva... del menú que aparece en pantalla. A continuación, asigna un nombre a la carpeta y espera a que la misma aparezca en la sección principal de Google Drive.

Haz doble clic sobre la carpeta recién creada y luego sube todos los archivos que deseas compartir siguiendo el procedimiento que te he indicado anteriormente. Cuando hayas terminado de subir todos los archivos, sal de la carpeta y luego pulsa sobre su ícono con el botón derecho del ratón.

En el menú que aparece, selecciona la entrada Compartir... y escribe el nombre o la dirección de correo electrónico de la personas o las personas con las que deseas compartir la carpeta seleccionada mediante Google Drive. Haz clic también sobre el menú lateral para determinar si la persona o las personas con las que estás por compartir esa carpeta pueden realizar eventuales modificaciones o si deseas que solo puedan ver o comentar el contenido. A continuación, pulsa sobre el botón azul Listo.

Una vez que hayas hecho esto, las personas con las que has elegido compartir la carpeta mediante Google Drive recibirán un aviso a través de un mensaje de correo electrónico, mediante el cual podrán acceder directamente al contenido compartido. A partir del momento del primer acceso a la carpeta compartida, la misma será accesible y visible directamente en el Google Drive de las personas anteriormente seleccionadas mediante la sección Compartido conmigo.

Te cuento además que en lo que respecta a las carpetas también puedes utilizar enlaces compartidos. Para hacerlo, te basta con hacer clic sobre la entrada Obtener enlace para compartir ubicada en la parte superior derecha de la ventana dedicada a la selección de contactos con los que deseas compartir un archivo. Una vez hecho esto aparecerá en pantalla un enlace para copiar, que podrás proporcionar a quien tú quieras para compartir esa carpeta con Google Drive. Para hacer de manera que todos puedan ver la carpeta que compartes mediante enlaces compartidos, asegúrate que en la ventana de Google Drive en que se te proporciona el link para compartir esté seleccionada la entrada Cualquiera con enlace puede ver.

Compartir archivos con Google Drive desde el ordenador

SI quieres compartir archivos con Google Drive y deseas hacerlo directamente desde el ordenador, te sugiero que utilices el cliente oficial del servicio. Para descargar el cliente oficial de Google Drive, ingresa a esta página web y haz clic sobre el botón Descargar para PC/Descargar para Mac y luego en Aceptar y descargar.

Espera entonces a que el proceso de descarga del software para gestionar Google Drive comience y finalice y luego haz clic sobre el archivo recién descargado para iniciar el proceso de instalación. Si utilizas un PC con Windows, abre entonces el ejecutable googledrivesync.exe y, en la ventana que se abre, haz clic sobre el botón  para comenzar la descarga de todos los componentes necesarios de Google Drive y luego la instalación del cliente (que ocurrirá de forma totalmente automática).

Si utilizas un Mac, para instalar Google Drive debes abrir el paquete dmg que contiene el cliente, copiar este último a la carpeta Aplicaciones del macOS y por último iniciarlo. A partir de este momento, el procedimiento a seguir es prácticamente idéntico en Windows y Mac.

Pulsa entonces sobre el botón Empezar y lleva a cabo la autenticación en tu cuenta de Google. Luego, sigue las instrucciones que aparecen en pantalla para completar la instalación del cliente.

Con la instalación finalizada, si estás utilizando un ordenador con Windows, haz clic sobre el Explorador de Archivos y luego haz clic sobre la entrada Google Drive de la barra lateral de la izquierda de la ventana que aparece en pantalla para poder acceder a la carpeta de Google Drive. Si en cambio estás utilizando un Mac, haz clic sobre el ícono del Finder que se encuentra en la barra Dock y luego haz clic sobre la entrada Google Drive de la barra lateral de la izquierda, en la ventana que aparece en pantalla.

Ahora arrastra los archivos que deseas compartir con Google Drive a la ventana del programa, haz clic encima con el botón derecho del ratón, selecciona la entrada Google Drive y luego elige la opción Compartir... del menú que aparece en pantalla.

Una vez que hayas hecho esto, para compartir archivos con Google Drive desde tu ordenador sigue las instrucciones que te he proporcionado anteriormente, tal como te lo he explicado para compartir archivos con Google Drive desde la web.

Compartir archivos con Google Drive desde iPhone, iPad y Android

Si tu intención es compartir archivos con Google Drive de forma móvil, te sugiero que recurras a la app correspondiente disponible para iPhone y iPad y para smartphones y tablets Android.

Se tienes un iPhone o un iPad y deseas llevar a cabo la descarga de Google Drive, pulsa sobre el ícono del App Store que se encuentra en la pantalla de inicio de tu dispositivo, luego sobre el botón Buscar ubicado abajo, escribe google drive en la barra de búsqueda ubicada arriba y selecciona el primer resultado que arroja la búsqueda. Si lo deseas puedes hacer más rápido pulsando aquí desde tu dispositivo para conectarte directamente a la sección correspondiente del App Store. A continuación, pulsa sobre el botón Obtener/Descargar/Gratis.

Espera a que el procedo de descarga e instalación de la app comience y finalice y luego pulsa sobre el botón Abrir que aparece en pantalla para iniciar de inmediato la app.

Si tienes un smartphone o una tablet Android y tu intención es compartir archivos con Google Drive, lo primero que debes hacer es acceder al Play Store de Google. Para hacer esto, busca el ícono correspondiente en la pantalla de inicio de tu dispositivo y luego pulsa sobre él. A continuación, haz clic sobre el campo de búsqueda ubicado en la parte superior derecha de la nueva pantalla, escribe google drive y luego pulsa sobre el primer resultado que arroja la búsqueda. Si lo deseas, puedes saltearte estos pasos pulsando aquí desde tu dispositivo para acceder directamente a la sección correspondiente del Play Store.

A continuación, pulsa sobre el botón Instalar, acepta los términos propuestos y espera a que el proceso de descarga e instalación de la aplicación comience y finalice. Luego pulsa sobre el botón Abrir para acceder inmediatamente a la aplicación.

Una vez que hayas accedido a la app, para poder compartir archivos con Google Drive lo único que tienes que hacer es seleccionar el elemento sobre el que quieres operar, pulsar sobre el ícono con tres puntos ubicado en la parte superior y luego  sobre la entrada Agregar contactos que se encuentra en el menú que aparece en pantalla, siempre y cuando las personas con las que deseas compartir el archivo dispongan de una cuenta de Google. De lo contrario, pulsa sobre la entrada Compartir vínculo, si lo que deseas es hacer accesible el archivo para otros usuarios.

Una vez hecho esto, para compartir archivos con Google Drive desde un iPhone o iPad o desde un smartphone o tablet Android sigue las instrucciones que te he dado unas líneas mas arriba, donde te he explicado cómo hacer para compartir archivos con Google Drive desde la web.

Si lo deseas, también puedes compartir un archivo desde una aplicación externa (siempre y cuando la misma soporte la función de compartir). Todo lo que debes hacer es pulsar sobre el ícono de compartir, seleccionar Google Drive como app de destino y seguir adelante tal como te he explicado anteriormente.