Cómo cifrar un archivo de Word

¿Debes enviar algunos documentos de Word por correo electrónicos pero no quieres correr el riesgo de que alguien sin permiso descubra su contenido? ¿Qué opinas, entonces, de protegerlos con una contraseña (que deberás comunicar de forma confidencial a los destinatarios de los archivos)? ¡No! ¡Te prometo que no tendrás que instalar ningún programa en particular!

Para lograr cifrar un archivo de Word (un procedimiento también llamado encriptar) lo único que hay que hacer es utilizar las funciones de protección que vienen incluidas en el propio programa. Descubramos de inmediato cómo. Yo he realizado esta guía utilizando el Office 2010 para Windows y el Office 2011 para Mac, pero las instrucciones son válidas también para otras versiones de la suite.

Si deseas aprender cómo cifrar un archivo de Word y utilizas el sistema operativo Windows, abre el documento que deseas proteger con una contraseña (o crea uno nuevo) y haz clic sobre el menú Archivo ubicado en la parte superior izquierda de la ventana de Word. En la pantalla que se abre, selecciona la entrada Información de la barra lateral izquierda, haz clic sobre el botón Proteger documento y selecciona la entrada Cifrar con contraseña del menú que aparece.

Llegado a este punto, lo único que debes hacer es ingresar la palabra clave con la que quieres cifrar el archivo en el campo correspondiente y luego hacer clic sobre el botón Aceptar para guardar los cambios. Repite la operación una segunda vez (en la ventana que se abre) y ¡listo! Para terminar, guarda tu documento y de ahora en más cada vez que alguien intente abrirlo, el archivo solicitará el ingreso de una contraseña para permitir que se visualice su contenido.

Si no quieres prohibir la visualización del archivo sino solo impedir su modificación por parte de usuarios no autorizados, puedes configurar una contraseña de protección limitada solo a esto. Basta con selecciona la entrada Restringir edición del menú Proteger documento de Word, tildar la casilla junto a la entrada Permitir solo este tipo de edición en el documento (en la barra lateral que aparece a la derecha) y seleccionar la opción Sin cambios (solo lectura) desde el menú desplegable correspondiente. Entonces deberás hacer clic sobre el botón Sí, aplicar la protección e ingresar la palabra clave para desbloquear los cambios en el archivo.

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Si utilizas un Mac, puedes cifrar un archivo Word con Office para Mac siguiendo un procedimiento tan sencillo como aquel que acabamos de ver para Windows. Todo lo que debes hacer es abrir el documento que deseas proteger (o crear uno nuevo) y seleccionar la entrada Preferencias del menú Word.

En la ventana que se abre, haz clic sobre Seguridad y carga la contraseña que quieres utilizar para prohibir los accesos no autorizados en el campo Contraseña de apertura. haz clic en Aceptar, repite el ingreso de la contraseña y haz clic nuevamente en Aceptar para guardar los cambios. Si no quieres impedir la apertura del documento sino solo impedir que sufra cambios, ingresa una contraseña en el campo Contraseña de escritura dejando vacío el campo Contraseña de apertura.